Wer prüfen darf
- Die Arbeitsschutzbehörde des Landes (je nach Land Gewerbeaufsicht oder Amt für Arbeitsschutz). Seit 2026 muss sie jährlich mindestens 5 Prozent der Betriebe im Land besichtigen (§ 21 Abs. 1a ArbSchG).
- Die Aufsichtspersonen Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse (§ 19 SGB VII).
Beide dürfen während der Betriebs- und Arbeitszeit die Arbeitsstätten betreten, Auskünfte verlangen und Unterlagen einsehen (§ 22 Abs. 1 und 2 ArbSchG, § 19 Abs. 2 SGB VII). Der Arbeitgeber muss das unterstützen und dulden.
Welche Unterlagen bereitliegen sollten
Welche Unterlagen gefragt sind, hängt vom Betrieb ab. Diese tauchen in den Vorschriften als Pflichtunterlagen auf:
- Gefährdungsbeurteilung mit Ergebnis, Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung (§ 5 und § 6 ArbSchG)
- Unterweisungsnachweise für alle Beschäftigten (§ 4 DGUV Vorschrift 1), mit Unterschrift für Gefahrstoffe und Biostoffe
- Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel und Gefahrstoffe (§ 12 Abs. 2 BetrSichV, § 14 GefStoffV)
- Liste der Ersthelfer (§ 26 DGUV Vorschrift 1)
- Bestellung der Fachkraft für Arbeitssicherheit (§ 5 ASiG)
- In Lebensmittelbetrieben: Nachweise der Belehrung nach § 43 IfSG
Wenn Unterweisungen fehlen
Fehlende Unterweisungen lassen sich nicht rückwirkend herstellen, aber Sie können jetzt handeln und das zeigen. Eine Aufsichtsperson sieht einen Betrieb, der eine Lücke erkannt und geschlossen hat, anders als einen, der nichts vorlegen kann.
- Erst die Gefährdungsbeurteilung prüfen: Welche Themen braucht welche Gruppe?
- Allgemeine Themen sofort online zuweisen, mit Verständnisfragen
- Themen mit mündlicher Pflicht (Gefahrstoffe, Biostoffe, Maschinen) als Termin vor Ort ansetzen
- Alles mit dem echten Datum dokumentieren, nichts rückdatieren
- Offene Punkte mit Termin festhalten, damit Sie sie bei der Besichtigung zeigen können
Rückdatierte Nachweise sind keine Lösung. Sie machen aus einer Lücke ein Glaubwürdigkeitsproblem.
Was nach der Besichtigung passieren kann
Stellt die Behörde Mängel fest, kann sie anordnen, was zu tun ist, und setzt dafür in der Regel eine angemessene Frist (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Die Berufsgenossenschaft kann ebenfalls Anordnungen treffen (§ 19 Abs. 1 SGB VII). Wer einer vollziehbaren Anordnung nicht nachkommt, riskiert eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG). Ergebnisse einer Besichtigung sind außerdem ein Anlass für neue Unterweisungen (DGUV Regel 100-001).