Erst klären: wer braucht was?
Grundlage ist die Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG). Gibt es sie noch nicht, ist sie der eigentliche erste Schritt, denn aus ihr ergeben sich die Themen. Ordnen Sie Ihre Leute in Gruppen mit gleichen Tätigkeiten, etwa Büro, Lager, Werkstatt, Küche.
Dann nach Dringlichkeit ordnen
- Neue Beschäftigte ohne Erstunterweisung: Sie war schon vor dem ersten Arbeitstag fällig, hier ist die Lücke am größten.
- Jugendliche unter 18: halbjährliche Frist (§ 29 JArbSchG).
- Gefährliche Tätigkeiten: Maschinen, Gefahrstoffe, Biostoffe, Stapler.
- Alle übrigen mit abgelaufener Jahresfrist.
Allgemeine Themen online starten
Allgemeine Unterweisung, Brandschutz, Erste Hilfe und Bildschirmarbeit können online laufen, wenn die Inhalte zu Ihrem Betrieb passen, das Verständnis geprüft wird und Rückfragen möglich sind (DGUV). Passen Sie Vorlagen kurz an: Name des Betriebs, Sammelplatz, Ersthelfer, Ansprechperson.
Mündliche Pflichten vor Ort ansetzen
Für Gefahrstoffe und Biostoffe verlangt das Gesetz die mündliche Unterweisung mit Unterschrift, für Maschinen die tätigkeitsbezogene Unterweisung am Arbeitsmittel. Setzen Sie dafür kurze Termine je Gruppe an. Eine Liste mit Thema, Datum, Namen und Unterschrift genügt als Nachweis.
Mit echtem Datum dokumentieren und Fristen setzen
Dokumentieren Sie jede Unterweisung mit dem Tag, an dem sie stattgefunden hat. Legen Sie dann für jedes Thema die Frist fest, damit die nächste Runde nicht wieder zur Feuerwehraktion wird.
Wer jetzt nachholt, dokumentiert jetzt. Ein rückdatierter Nachweis hilft bei keiner Prüfung und schadet nach einem Unfall.