Was die einzelnen Vorschriften verlangen
| Vorschrift | Was festgehalten wird | Unterschrift |
|---|---|---|
| § 4 DGUV Vorschrift 1 | Die Unterweisung ist zu dokumentieren, eine Form ist nicht vorgeschrieben | Empfohlen (DGUV Regel 100-001) |
| § 12 Abs. 1 BetrSichV | Datum jeder Unterweisung und Namen der Unterwiesenen, schriftlich | Nicht ausdrücklich verlangt |
| § 14 Abs. 2 GefStoffV | Inhalt und Zeitpunkt, schriftlich | Ja, die Unterwiesenen bestätigen durch Unterschrift |
| § 14 BioStoffV | Inhalt und Zeitpunkt, schriftlich | Ja, die Beschäftigten bestätigen die Teilnahme |
| § 43 Abs. 4 IfSG | Teilnahme an der Belehrung; Nachweis an der Arbeitsstätte bereithalten | Nicht ausdrücklich verlangt |
| § 9 Abs. 2 DGUV Vorschrift 25 | Die Unterweisung ist zu dokumentieren | Nicht ausdrücklich verlangt |
Was in jedem Nachweis stehen sollte
Damit ein Nachweis bei einer Prüfung trägt, sollte er unabhängig von der Vorschrift diese Angaben enthalten:
- Wer unterwiesen wurde (Name, bei Bedarf Abteilung oder Standort)
- Wann (Datum, bei Online-Kursen der Zeitpunkt des Abschlusses)
- Worüber (Thema und Inhalt, bei Online-Kursen die Fassung des Kurses)
- Wer unterwiesen hat oder wer Ansprechperson war
- Wie das Verständnis geprüft wurde (z. B. Ergebnis der Verständnisfragen)
- Bestätigung der Teilnahme, wo verlangt mit Unterschrift
Die DGUV Regel 100-001 enthält ein Muster für eine Bestätigung mit Unterschriften der Teilnehmenden und der unterweisenden Person.
Reicht ein digitaler Nachweis?
Für die Dokumentationspflicht aus § 4 DGUV Vorschrift 1 ja, denn eine Form ist nicht vorgeschrieben. Die DGUV Regel 100-001 lässt Dokumentation in Papierform, elektronisch oder kombiniert zu. Eine Unterschrift der Unterwiesenen erleichtert den Nachweis und wird empfohlen.
Wo eine Verordnung die Unterschrift verlangt (GefStoffV, BioStoffV), ist die DGUV vorsichtig: Laut FBORG-004 ist eine eingefügte Bilddatei kein eindeutiger Nachweis, und eine elektronische Unterschrift mit rechtlicher Wirkung erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur. Praktisch heißt das: Für diese Themen eine Unterschriftenliste auf Papier führen und aufbewahren.
Wie lange aufbewahren?
Eine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise nennen weder das Arbeitsschutzgesetz noch die DGUV Vorschrift 1. Ausdrücklich geregelt ist sie zum Beispiel im Infektionsschutzgesetz: Dort wird die letzte Dokumentation der Belehrung an der Arbeitsstätte aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt (§ 43 Abs. 5 IfSG).
Weil Nachweise vor allem nach einem Unfall gebraucht werden, heben viele Betriebe sie deutlich länger als bis zur nächsten Unterweisung auf. Klären Sie die Frist mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Nachweise werden nie rückdatiert. Eine verspätete Unterweisung wird mit dem tatsächlichen Datum dokumentiert.